Опубликовано в Бухгалтерии N10 (737) от 5 МАРТА 2007 года

Факсимиле:
«инструкция» по применению

Нормативная база

– ГКУ

Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 р. № 435-IV

– Закон о бухучете

Закон Украины от 16.07.99 р. № 996-XIV

«О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»

– Положение № 88

Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина

от 24.05.95 г. № 88

– Инструкция № 17

Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, а также порядок выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, утвержденная приказом МВД Украины от 11.01.99 г. № 17

– Постановление ВХСУ № 5

Постановление ВХСУ от 01.07.2004 г. по делу № 5/1961-3/213

На любом предприятии ежедневно составляется большое количество разного рода документов, требующих подписи, как минимум, руководителя и главного бухгалтера. Для ускорения процесса их подписания все чаще используется факсимиле, и в связи с его применением возникает множество вопросов. Все ли документы можно подписывать таким образом? Можно ли передавать факсимиле другим лицам? Как отразить расходы на изготовление факсимиле в учете? И это далеко не полный перечень. Предлагаемая статья как раз и посвящена ответам на них.

Понятие «факсимиле» и порядок его изготовления

Законодательство Украины это понятие не определяет, поэтому утверждать что-либо конкретное и бесспорное в отношении факсимиле не представляется возможным. Но в обыденном понимании это обычный штамп, оттиском которого является подпись. То есть когда вы ставите свою подпись (расписываетесь), то росчерком руки выводите определенные графические символы. А теперь представьте, что эти символы уже расположены на штампе, и для того, чтобы поставить подпись, вы просто одним движением руки ставите штамп, где оттиском будет ваша подпись. Вот это и есть подпись с использованием факсимиле.

Кстати, согласно словарю¹, факсимиле (с ударением на втором слоге) — точное воспроизведение какого-нибудь графического оригинала (чертежа, рукописи, рисунка, документа, подписи и т.п.) фотографическим способом, печатью или другой репродукцией; клише, печать, с помощью которых можно неоднократно воспроизводить собственноручную подпись. Изготовляются факсимиле штемпельно-граверными мастерскими (участками) по ходатайствам предприятий-заказчиков. В этом случае разрешение органов внутренних дел не требуется.

Законна ли факсимильная подпись?

Законность использования факсимиле подтверждается Положением № 88 (п.2.5) и ГКУ (часть третья ст.207). Отметим, что и Минюст Украины (в письме от 10.01.2005 г. № 19-45-1590), и Минфин Украины (в письме от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/819) допускают применение факсимиле согласно указанным выше документам. В связи с этим отметим следующее.

Нормы Положения № 88 применяются при документировании хозяйственных операций (фактов предпринимательской и прочей деятельности, которые влияют на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов), для чего используются первичные документы (письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение) (п.2.1 Положения).

А в ст.207 ГКУ речь идет о сделках — действиях лица, направленных на приобретение, изменение или прекращение гражданских прав и обязательств (п.1 ст.202 ГКУ). Как сказано в Комментарии к ГКУ² «Сделки отличаются от других юридических фактов следующими особенностями: во-первых, сделки являются волевыми актами. Волевой характер действий выражается в том, что субъекты права, осуществляя сделку, стремятся достичь определенного правового результата. Этим сделки отличаются от такого вида юридических фактов, как события». Иными словами, сделка — это факт, характеризующий, в первую очередь, намерение сторон достичь согласия по какому-либо вопросу, а в первичных документах отражаются уже свершившиеся события.

Отметим также, что согласно ст.1 ГКУ гражданским законодательством регулируются отношения, основанные на юридическом равенстве, свободном волеизъявлении, имущественной самостоятельности их участников; к имущественным отношениям, основанным на административном или другом властном подчинении одной стороны другой стороне, а также к налоговым, бюджетным отношениям гражданское законодательство не применяется, если другое не установлено законом.

Поэтому применительно к деятельности предприятия часть третья ст.207 ГКУ регламентирует лишь подписание с использованием факсимиле различных договорных документов, на которые распространяется действие ГКУ, а п.2.5 Положения № 88 — подписание первичных документов.

Но есть документы, которые не являются ни первичными, ни договорными. Например, финансовая, статистическая или налоговая отчетность, информационные письма предприятия, трудовые договоры и т.д. В случае с ними следует исходить из специального законодательства, регламентирующего вопросы составления этих документов.

Взгляд на факсимиле с точки зрения ГКУ

Исходя из буквального прочтения части третьей ст.207 ГКУ можно заключить, что подписание договорных документов с использованием факсимиле — скорее исключение из общего правила, согласно которому документы должны подписываться собственноручно. Поэтому этой нормой и определено, что использование факсимиле при совершении сделок допускается только в законодательно установленных случаях или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Специального нормативного документа, в котором для отдельных видов сделок допускалось бы подписание документов с использованием факсимиле, в настоящее время нет. Поэтому «узаконить» факсимиле для подписания сделок можно лишь в письменном договоре, в котором должно быть указано, что стороны при заключении договоров в дальнейшем вместо собственноручной подписи будут использовать факсимиле (с приложением оттиска). Стороны могут также обменяться соответствующими письмами с собственноручными подписями и оттисками факсимиле.

После выполнения этих формальностей допускается использование факсимиле при подписании договорных документов между сторонами.

Что можно подписывать факсимиле, а что нельзя

Согласно п.2.5 Положения № 88 факсимиле — одна из разновидностей подписи (наряду с традиционной личной подписью). Поэтому если в соответствующем нормативном акте предусмотрено, что какой-либо конкретный документ должен быть подписан должностным лицом, то это значит, что он может быть подписан любым видом подписи — личной, с использованием факсимиле, штампа, символа и т.д.

В нормативных документах встречается также такое словосочетание, как «собственноручная подпись». Перефразировать эту формулировку можно как подпись, сделанная исключительно «вручную». Из этого можно сделать вывод, что если имеется в виду личная подпись, факсимиле использовать нельзя.

Согласно п.2.8 и п.2.9 Положения № 88 дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и прочих объектов имущества, а также порядок использования первичных документов строгой отчетности предусматриваются другими нормативными актами.

Поэтому в любом случае, перед тем как подписывать какой-либо первичный документ с использованием факсимиле, следует ознакомиться с нормативным актом, которым этот документ утвержден. Если там говорится просто о подписи, факсимиле использовать можно, если о собственноручной подписи — нельзя. Конечно же, идеальный вариант — это когда в документе четко говорится о возможности использования факсимиле.

Теперь, с учетом сказанного, приведем перечень первичных документов, которые определенно можно подписывать с использованием факсимиле:

- документы по аккредитиву, если в аккредитиве не предусмотрено иное (п.«в» ст.20 Правил № 500³);

- чеки в иностранной валюте, эмитированные за границей и предьявленные для оплаты на территории Украины, предназначенные для выплаты пенсий (перевода пенсий иностранных государств резидентам Украины) или в прочих случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя (п.2.2 Положения № 520⁴);

- кассовые документы (в том числе приходный и расходный кассовые ордера — типовая форма

№ КО-1 и № КО-2), кроме подписи получателя наличности. Поскольку в Положении № 637⁵ говорится просто о подписи соответствующих лиц, кроме подписи (собственноручной) получателя (п.3.6);

- документы по учету сырья и материалов (приходные ордера, лимитно-заборные карточки, накладные-требования, карточки складского учета материалов и пр.);

- документы по учету заработной платы (расчетные, платежные ведомости и пр.);

- документы по движению личного состава и учету использования рабочего времени (приказы о приеме на работу, табели учета рабочего времени и пр.);

- акты приемки-передачи результатов услуг (работ) по гражданско-правовым договорам, если в договорах не указано иное и т.д.

Первичные документы, которые нельзя подписывать с использованием факсимиле:

- платежные поручения в иностранной валюте или банковских металлах, заявки на покупку или продажу иностранной валюты или банковских металлов (п.1.6 Положения № 82⁶);

- денежные чеки (п.7 гл.1 р.III Инструкции № 337⁷);

- платежные требования, поручения и пр. (п.2.8 Инструкции № 22⁸).

Факсимиле, налоговые накладные и другие документы

Прежде всего обратим внимание на Постановление ВХСУ от 14.03.2006 г. по делу № 14/2464, в котором четко указано (речь шла о жалобе, подписанной факсимиле), что использовать факсимиле можно, поскольку это не запрещено законодательством. При этом наличие факсимиле вместо собственноручной подписи не означает, что документ подписан неизвестным или не уполномоченным лицом.

Но сначала вернемся к Положению № 88. Как было сказано выше, факсимиле считается разновидностью подписи, поэтому оно разрешено, кроме тех случаев, когда существует четкий запрет на его применение. Поэтому при подписании любых документов использовать факсимиле по общему правилу можно. Хотя этот вывод теоретически верен, применять его на практике рекомендуем осторожно, с учетом сложившегося мнения.

Например, в части подписания налоговых накладных. Постановлением ВХСУ № 5 признано законным подписывать налоговые накладные с использованием факсимиле, что можно только приветствовать. Хотя следует напомнить о письме Госпредпринимательства от 19.03.2004 г. № 1699, в котором сделан вывод, что поскольку согласно п.18 Порядка № 165⁹ все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным плательщиком налога осуществлять поставку товаров (работ, услуг), налоговые накладные должны быть подписаны таким лицом собственноручно, без использования факсимиле. Велика вероятность, что налоговые органы при проверке налогоплательщиков будут скорее ссылаться на выводы этого письма, нежели на выводы Постановления ВХСУ № 5. Даже несмотря на то, что в письме содержится существенная методологическая ошибка: Госпредпринимательства делает свой вывод на основании части третьей ст.207 ГКУ, в которой, как мы помним, говорится о сделках, а не о свершившихся хозяйственных операциях.

На этих же основаниях и с учетом части третьей ст.207 ГКУ строит свои выводы относительно всех банковских документов и НБУ (письмо от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507), не желая видеть на таких документах факсимиле вместо собственноручной подписи. Мы же, в свою очередь, продолжаем утверждать, что «базовая» часть третья ст.207 ГКУ к рассматриваемым ситуациям неприменима. Но во избежание недоразумений с налоговыми органами и НБУ советуем все-таки подписывать налоговые накладные и все банковские документы собственноручно, без использования факсимиле.

То же самое касается налоговой и прочей отчетности, а также некоторых других документов, которые, по мнению субъекта предпринимательства, могут нести с собой какие-либо риски. Например, трудовые и коллективные договоры, трудовые книжки и т.п.Хотя «профильное» законодательство не содержит запрета относительно подписи всех этих документов с использованием факсимиле.

Самым беспроблемным в этом отношении будет подписание с использованием факсимиле внутренних документов предприятия — приказов, распоряжений и т.п., что также не запрещено законодательством.

Особенности использования факсимиле

Очевидно, что факсимиле используется с целью ускорения процесса подписания документов. Это особенно актуально, когда документов много (кассовых документов, актов, накладних и т.д.).

Существует также мнение, что факсимиле подписи, например, директора, можно использовать для подписи документов в случае его отсутствия.

И тогда будет считаться, что документы подписаны именно директором. Заметим, что частое отсутствие директора и является зачастую решающей причиной для использования факсимиле его подписи.

Здесь сразу скажем, что факсимиле — личный неотъемлемый атрибут лица, подпись которого он содержит. Это следует как из самой сути процесса подписи документов¹⁰, так и из смысла норм многих нормативно-правовых актов. Например, согласно части второй ст.207 ГКУ сделка, которую совершает юридическое лицо, подписывается лицами, уполномоченными на это его уставными документами и т.п. Таким образом, если такие полномочия имеет директор, то только он собственноручно имеет право поставить факсимиле своей подписи.

Пунктом 1 ст.11 Закона о бухучете установлено, что руководитель (а не какое-либо другое лицо) подписывает финансовую отчетность. А в п.2 ст.9 Закона о бухучете определено еще более конкретно: первичные документы, среди всего прочего, должны содержать личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в совершении хозяйственной операции. Иными словами, если работник не принимал участия в совершении хозяйственной операции, факсимиле его подписи не может стоять на документе. Иначе такой документ будет попросту поддельным.

Поэтому передать факсимиле одного лица другому, чтобы тот, другой, подписывался за первого, нельзя. Даже если в силу каких-то причин этот другой будет заменять первого, он должен будет ставить свою подпись или свое факсимиле, а не факсимиле первого.

Сколько нужно факсимиле и где их хранить

В принципе у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, подписывающих документы. Другое дело, целесообразно ли для всех работников его изготавливать. Этот вопрос предприятие должно решить самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.

Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова, как гражданин, а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. То есть в контексте этой статьи мы рассматриваем только факсимиле, которое используется для подписи документов, которые создаются в процессе деятельности предприятия. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако оно не является его собственностью. Это собственность предприятия. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно предприятие.

Например, приказом по предприятию может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте работника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.

Порядок использования факсимиле

Для того, чтобы обезопасить себя от возможных проблем признания подписанных с использованием факсимиле документов недействительными, следует приказом по предприятию (распоряжением) определить: перечень документов, которые разрешено подписывать с использованием факсимиле, перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению, порядок хранения факсимиле, порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные, по мнению предприятия, нюансы.

Так как факсимиле являются по сути штампами, при их использовании следует соблюдать положения Инструкции № 17 (в первую очередь пп.3.1.11, пп.3.1.12, п.3.4).

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами факсимиле учитываются в Журнале учета и выдачи печатей и штампов (приложение 12 к Инструкции № 17). Хранить их следует в сейфах или металлических шкафах. При этом может быть предусмотрена передача факсимиле по окончании рабочего дня ответственному работнику, например, кассиру, для размещения на хранение в сейфе или металлическом шкафу. О каждой такой приемке-передаче делается запись в Журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные и другие, подлежащие ликвидации факсимиле, передаются для уничтожения в органы внутренних дел. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.

Факсимиле в налоговом и бухгалтерском учете

Поскольку срок службы факсимиле превышает один год, а стоимость их обычно менее установленного на предприятии стоимостного критерия для материальных ценностей, которые входят в состав основных средств, в бухгалтерском учете их обычно отражают в составе малоценных необоротных материальных активов (МНМА) на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы». Если стоимость факсимиле больше упомянутого критерия, они учитываются в составе основных средств на субсчете 106 «Инструменты, приспособления и инвентарь».

Заметим, что обычно стоимость одного факсимиле гораздо меньше 1000 грн., кроме того, как правило, оно используется в хозяйственной деятельности предприятия (если трудовая функция работника, подпись которого содержит факсимиле, связана с хозяйственной деятельностью и при ее выполнении необходимо подписывать документы), поэтому в налоговом учете стоимость такого факсимиле согласно пп.8.2.1 ст.8 Закона о прибыли¹¹ относится к составу валовых расходов, а НДС при приобретении — к составу налогового кредита по НДС по общему правилу.

1Великий тлумачний словник сучасної української мови/ Уклад. і голов. ред. В.Т.Бусел. — К.; Ірпінь: ВТФ «Перун», 2004. — С.1314 (прим. авт.).

2Цивільний кодекс України. Коментар/ За редакцією Є.О.Харитонова та О.М.Калітенко. — Одеса: Юридична література, 2004. — С.175 (прим. авт.).

3Унифицированные правила и обычаи для документарных аккредитивов (в редакции 1993 г., публикация Международной Торговой Палаты № 500) (прим. ред.).

4Положение о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. № 520 (прим. ред.).

5Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2005 г. № 637 (прим. ред.).

6Положение об оформлении и предоставлении клиентами платежных поручений в иностранной валюте или банковских металлах, заявок на покупку или продажу иностранной валюты или банковских металлов в уполномоченные банки и прочие финансовые учреждения и порядок их исполнения, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.03.2003 г. № 82 (прим. ред.).

7Инструкция о кассовых операциях в банках Украины, утвержденная постановлением Правления НБУ от 14.09.2003 г. № 337 (прим. ред.).

8Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22 (прим. ред.).

9Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165 (прим. ред.).

10А что делать, если факсимиле нет? Никому не придет ведь в голову оставлять собственную руку. То есть сама по себе подпись, в том числе факсимиле, не передается в принципе (прим. авт.).

11Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции Закона от 22.05.97 г. № 283/97-ВР (прим. ред.).